تاثیر اتوماسیون اداری در بهبود تصمیم گیری مدیران

در این مقاله از آکادمی ایده پردازان نوین به تاثیر اتوماسیون اداری در بهبود تصمیم گیری مدیران می پردازیم.

سیستم اتوماسیون اداری یا Office Automation نرم افزاری است که منجر به کاهش هزینه ها در سازمان می گردد. در این سیستم، کاغد و دوباره کاری ها حذف می شود و با این کار کمک بزرگی به سازمان ها می نماید.

به این دلیل تصور یک سازمان بدون اتوماسیون اداری غیر قابل ممکن به نظر می رسد.

در چند سال گذشته استفاده از اتوماسیون اداری در کشور ما بسیار گسترده شده است و بسیاری از سازمان‌ها، تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این سیستمها از خود نشان می‌دهند و حاضر هستند مبالغ زیادی را جهت استقرار و به‌ کارگیری این سیستم‌ ها صرف نمایند.

اما باید بررسی شود که وجود سیستم اتوماسیون اداری چقدر توانسته به مدیران سازمان‌ها در بهبود تصمیم‌گیری کمک نماید و آیا چنین سیستم‌ هایی انتظارات مدیران را در تصمیم‌ گیری‌ ها برآورده کرده است؟

امکانات سیستم اتوماسیون اداری که با مشخصاتی مانند تعداد نامه‌ های صادره، تعداد نامه‌ های وارده، ساعات استفاده به‌ عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم‌گیری مدیران با مشخصه‌ هایی مانند صحت، دقت، اقتصادی بودن، به هنگام بودن به‌عنوان متغیر وابسته مطرح است.

وقتی شرایط تغییر می کند، ما نیز باید تغییر نماییم در غیر اینصورت بهای سنگینی بابت عدم‌ تغییر پرداخت خواهیم کرد.

با توجه به استفاده سازمان ها از سیستم‌ های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته در عصر جدید، پیشرفت در آینده در اختیار کسانی است که با شناخت دقیق و صحیح، محاسن و معایب این سیستم‌ ها را مورد سنجش قرار داده و از تجربه دیگران استفاده می کنند بدون اینکه هزینه‌ های آن تجربه را دوباره تقبل کنند.

گسترش استفاده از کامپیوتر در دهه‌ های اخیر، مهم‌ترین تغییر را از اختراع چاپ در قرن پانزده یا حتی از اختراع خط تا زمان حال پدید آورده است.

به‌ موازات این تغییر خارق‌ العاده، گسترش شبکه‌ ها و رسانه‌ های جدید که کارشان جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل‌ دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است به همان اندازه شگفت‌ انگیز است.

همچنین بخوانید  با مزایای اتوماسیون اداری آشنا شوید

بهبود تصمیم گیری مدیران با اتوماسیون اداری

مدیران سازمان برای مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مدنظر قرار دادن متغیرهای محیطی ضرورتا باید محیط را تحلیل کرده و متغیرهای آن را شناسایی نمایند و در ادامه تدبیر مناسب در برخورد با آن‌ ها را اتخاذ کنند.

این کار مستلزم برخورداری از اطلاعات آپدیت درون و بیرون سازمان و نیز امکان بهره‌برداری بهینه از آن‌ها را دارد. رواج کامپیوتر ها در ادارات، با انتشار محصولات جدید ارتباطی، کامپیوتری و ذخیره‌سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش های اجرای امور اداری همراه بوده است.

در ابتدای کار از سیستم‌ های کامپیوتری برای مکاتبات به‌ صورت مستقل استفاده می شد. اما به‌ مرور زمان کامپیوترها با همدیگر ارتباط پیدا کردند. این ارتباط به کاربران اجازه می‌ دهد نه‌ تنها از فایل‌ های مکاتبات به‌ صورت مشترک استفاده کنند، بلکه برای یکدیگر پیام نیز ارسال نمایند.

امروزه انواع مختلفی از سیستم‌ های اتوماسیون اداری وجود دارد. سیستم های اطلاعاتی مدیریتی می توانند در سازمان با بهره‌مندی از ابزارهای نوین جمع‌ آوری و پردازش داده‌ ها مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید.

استفاده از کامپیوتر باعث افزایش سرعت، دقت و درست بودن تصمیم‌ گیری می شود و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان شما بالا می‌رود.

سیستم اتوماسیون اداری تأثیر به سزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن و آپدیت بودن تصمیم‌گیری مدیران دارد.

کلام آخر

ﺳﯿﺴﺘﻢ اتوماسیون اداری، اﻃﻼﻋﺎت ﮐﺎﻓﯽ و ﺑـه ﻫﻨﮕـﺎم را در راﺳـﺘﺎی ﺗصـﻤﯿﻢ ﮔﯿـﺮی ﻣﺪﯾﺮان ﻓﺮاﻫﻢ می نماید ﺗﺎ ﻓﺮاﯾﻨﺪ ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی دارای دﻗﺖ و ﺻﺤﺖ ﮐﺎﻓﯽ ﺑﺎﺷﺪ و ﺑـﺎ ﺳـﺮﻋﺖ ﺑﺨﺸـﯿﺪن ﺑـﻪ ﻓﺮاﯾﻨﺪ اداری زﻣﯿﻨﻪ ﺑﻪ ﻫﻨﮕﺎم ﺑﻮدن ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی ﻣﺪﯾﺮان را ﻓﺮاﻫﻢ ﻧﻤﺎﯾﺪ.

همچنین، با حذف کاغذ، ﺻـﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ در زﻣﺎن و ﺳﻬﻮﻟﺖ در اﺟﺮای ﻧﻈﺎم ﺑﻮروﮐﺮاﺳﯽ اداری ﺣﺠﻢ زﯾﺎدی از ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎن ﮐﺎﻫﺶ ﯾﺎﻓﺘﻪ ﮐﻪ اﯾـﻦ ﺧـﻮد ﻧﺸﺎن از اﻗﺘﺼﺎدی ﺑﻮدن اﺟﺮای اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن دارد.

می توانید برای کسب اطلاعات در مورد مزایای اتوماسیون اداری از صفحه با مزایای اتوماسیون اداری آشنا شوید دیدن فرمایید.

 

منبع: تاثیر اتوماسیون اداری در بهبود تصمیم گیری مدیران