وقتی در سازمانی کارها درست انجام نشود و نظارت کافی بر روند انجام مراحل اداری نباشد، در بیشتر موارد به مرور زمان فساد اداری پیش می آید و انبوهی از خلاف های مالی ایجاد شده و نارضایتی مراجعان را به دنبال دارد.
در این مقاله آکادمی ایده پردازان نوین بر این موضوع تاکید می کنیم و چند مورد از نقش اتوماسیون اداری (Office automation) در کاهش مفاسد اداری را بیان می نماییم.
اتوماسیون اداری شرکت ها، امکان تبادل مکاتبات با سرعت زیاد، سادگی روند پیگیری مکاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تکثیر شدن بی‌دلیل مکاتبات، امکان طبقه بندی مکاتبات در رده های مختلف و جست و جوی سریع آنها، امکان بررسی عملکرد کارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امکان سازمان دهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت‌ها را فراهم نموده است.
تمامی این موارد باید به بهینه کردن زمان و امور سازمان و رضایت ارباب رجوع منجر شود. وجود این مزایا برای یک سازمان ضروری است. در صورت نبود برخی از این موارد، ممکن است فساد اداری در سازمان اتفاق می افتد. در زیر به برخی از آنها اشاره می نماییم.
معطل کردن بیش از اندازه ارباب رجوع
از مفاسد اداری که در سازمان ها مشاهده می شود، معطل کردن بیش از اندازه ارباب رجوع می باشد. همچنین در مواردی ارجاع بی‌مورد کارهای ارباب رجوع به بخش های بی ربط است.
در بیشتر موارد این کار به پرداخت وجوه غیر قانونی وجه توسط ارباب رجوع به پرسنل سازمان می گردد تا کارش سریعتر انجام شود.
در صورت استفاده از اتوماسیون اداری که ثبت دقیق مکاتبات و امور اداری ارباب رجوع را در پی دارد، بسیاری از این مفاسد کاهش می یابد.
با اتوماسیون اداری این موارد قابل شناسایی می باشد و در صورت وجود بخش پیگیری شکایات ارباب رجوع، امکان برخورد با پرسنل وجود خواهد داشت.
گم شدن و گم کردن اسناد و مدارک در سازمان ها
یکی از مواردی که ارتکاب مفاسد مالی در یک سازمان را آسان می‌کند، گم شدن و گم کردن اسناد و مدارک رسمی است.
برای مثال مفسدان در جریان رسیدگی به گزارش‌های مفاسد مالی سازمان توسط حسابرسی یا بازرسی، برخی اسناد و مدارک مهم را مفقود نموده یا از بین می‌برند.
در صورت استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری در این گونه مراکز و سازمان ها، این امکان از دسترس متخلفان خارج می‌گردد.
مدیر سازمان باید کارمندان سازمان خود را ملزم سازد تا با زمان بندی مشخصی، سیستم مکاتبات خود را مکانیزه کنند. همچنین امکان پیگیری مکاتبات ارباب رجوع را از طریق این سیستم های اتوماسیون اداری امکان‌پذیر سازد.
شرایط یک اتوماسیون اداری برای کاهش مفاسد اداری
- حذف کردن و ویرایش نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعی و نهایی در نامه های صادره تحت هیچ شرایطی امکان‌پذیر نباشد.
- امکان حذف و اصلاح مشخصات اصلی و مستندات نامه های وارده نیز پس از ثبت نهایی غیر ممکن گردد.
- امکان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هیچ کس در سیستم امکان‌پذیر نباشد.
- تاریخ و ساعت اقدامات و ارجاعات بر روی یک نامه، تنها از سرور اصلی مشخص شده، ثبت شود و غیر قابل ویرایش باشد.
موارد گفته شده تنها چند مورد از نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری است و بدون شک مشکلات اداری دیگری، با کاهش اتلاف وقت و هدر رفتن پول ارباب رجوع و آسایش فکری بیشتر کارمندان به علت کاهش برخورد با مراجعان از میان خواهد رفت.
